系统能对不同介质的照片档案：缩微胶片、照片底片、照片进行数字化处理，数字化后的档案信息直接进入声像档案资源库。

对已经数字化的图像文件，如通过数码相机拍摄的数码照片，可以直接导入声像档案资源库。

照片档案数字化后，建议采用两种数据存储格式，一种用于存档，一种用于预览。存档的数据格式要求分辨率高，具体的技术指标为：

存储格式：TIFF非压缩格式

颜色模式：RGB

分辨率：600DPI

这样，一副3R大小的图像的存档级的存储容量约为15MB。

在此扫描的图像文件基础上，可以生成预览用的图像，预览用的图像的技术指标为：

存储格式：JPG一般品质的压缩格式

颜色模式：RGB

分辨率：72DPI

这样，一副3R大小的图像的预览级的存储容量约为30KB。

用户进行检索时，只是显示预览的图像，需要调用存档的图像时，授权用户可以下载图像到本地计算机上进行处理。

这样一副图像存储两种格式，需要的存储空间约为15.03MB。